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Assurer la bonne gestion d’une flotte automobile professionnelle : les conseils à suivre

La gestion d’une flotte automobile représente une grande charge de travail. Que ce soit au niveau technique, logistique ou administratif, assurer une gestion rigoureuse d’une flotte de véhicules est malgré tout indispensable. C’est la clé qui vous aidera à maîtriser vos coûts, gagner en efficacité et améliorer la satisfaction du client. Ce travail peut s’avérer ardu quand on manque d’expérience dans le domaine. Nous allons vous donner des pistes pour l’optimisation de la gestion de votre parc automobile.

Comment faire le bon choix de véhicules ?

Quand on évoque la gestion d’un parc auto, le choix des véhicules a une importance capitale. Les coûts d’entretien peuvent en effet varier fortement en fonction des modèles choisis. Le seul prix des pièces auto chez certaines marques haut de gamme peut rapidement grever votre budget. De même, les options et les équipements intérieurs ou extérieurs peuvent représenter une charge financière considérable. C’est le cas, par exemple, pour certaines finitions de sellerie en cuir, qui vont demander des soins approfondis entre chaque location, afin de garder leur éclat d’origine.

En fonction de votre budget, vous veillerez donc à choisir une gamme de véhicules adaptés au budget que vous voulez consacrer à votre flotte auto, que ce soit en achat ou en leasing d’utilitaire.

L’achat du véhicule professionnel, la dépense majeure du budget flotte automobile

Les chiffres moyens disent que l’achat seul du véhicule représente environ la moitié du budget d’une flotte auto. Que ce soit en location ou à l’achat, il vous faudra réfléchir en amont sur plusieurs points, suivant vos besoins et vos exigences :

La consommation moyenne de carburant ;

Le niveau de fiabilité du véhicule ;

Le niveau d’émission moyen de CO2.

Un gestionnaire de flotte peut facilement arriver à diminuer son budget en faisant le choix de véhicules économes et fiables. Par ailleurs, en cas d’émissions de CO2 faibles, il est possible de bénéficier d’une fiscalité plus avantageuse, en particulier au niveau de la Taxe sur les Véhicules de Société.

Par ailleurs, les politiques publiques récentes favorisent une stratégie d’acquisition d’utilitaires électriques ou hybrides. C’est par ailleurs un bon vecteur pour faire participer une entreprise aux actions de développement durable.

Toutefois, il convient de bien examiner les besoins de la société, le critère du prix d’achat devant être considéré au regard de votre activité au sens large.

Quels sont les leviers de gestion à améliorer pour la gestion d’une flotte automobile ?

Un bon gestionnaire de parc auto doit avant tout connaître le mode de fonctionnement de la flotte dans son ensemble.

Pour cela, il peut être intéressant de mener un audit approfondi dans le but de déceler des dysfonctionnements éventuels. Une fois identifiés, il sera plus facile de trouver comment améliorer et réduire les coûts de gestion. L’application d’un contrôle rigoureux doit devenir la norme et être réalisé à intervalles réguliers, dans une logique d’optimisation et d’efficacité. Le gestionnaire mettra ensuite en œuvre différentes méthodes fondées sur les meilleures pratiques, afin de mieux organiser le temps de travail dans les entreprises.

Avec un audit détaillé, il sera plus facile pour le gestionnaire de flotte automobile de connaître précisément le coût global des véhicules, ce dernier ne se limitant pas au prix d’achat ou au montant des loyers de location des véhicules professionnels. Aux frais de constitution du parc auto viennent s’additionner des coûts variables d’utilisation tels que :

Le carburant ;

Le renouvellement des pneus ;

La maintenance générale du parc auto, comme le changement des batteries et des différentes pièces d’usure ;

La fiscalité ;

Les frais de gestion interne à l’entreprise.

Pour améliorer la performance générale de sa flotte de véhicules, le gestionnaire pourra agir positivement sur ces différents coûts variables.

Comment contrôler efficacement le budget carburant d’une flotte auto ?

Le carburant est le deuxième poste de dépenses des entreprises pour leur parc auto, avec en moyenne 15 % des coûts globaux d’après les données les plus récentes concernant l’utilisation des flottes professionnelles.

La mobilité et l’utilisation des véhicules étant difficile à limiter, le gestionnaire doit trouver des solutions pour limiter ce poste de dépenses, la consommation de carburant variant beaucoup d’un modèle à l’autre.

De plus, afin de faire baisser les dépenses en carburant, une solution peut consister à renouveler les véhicules du parc auto régulièrement, en les remplaçant par exemple par des utilitaires électriques ou hybrides. Il est ainsi possible d’optimiser la mise en place de bornes de recharges dans l’entreprise, surtout si la flotte de véhicules est importante. On obtient ainsi un retour rapide sur investissement.

Enfin, l’attitude au volant des collaborateurs a un lien direct avec le budget carburant. Si ces derniers sont des conducteurs prudents et attentifs, la consommation de carburant va rapidement diminuer. Le TCO, ou « Total Cost of Ownership », qui est le coût de détention d’un produit, va être orienté à la baisse. De nombreux logiciels du type Gac Car Fleet ou Link 240 sont dotés de fonctionnalités permettant de connaître de manière précise la consommation de carburant de la flotte auto. Ce logiciel est un outil de gestion précieux pour la bonne marche de l’entreprise.

Comment maîtriser les coûts d’entretien d’une flotte automobile ?

Venant immédiatement à la suite du budget carburant, le budget d’entretien des véhicules professionnels et les services annexes sont une partie importante des dépenses globales du parc auto.

En entretenant avec rigueur et régularité la flotte dont il a la charge, le gestionnaire et ses collaborateurs vont obtenir les résultats suivants :

Augmentation de la durée de vie globale du parc automobile ;

Augmentation de la valeur de revente potentielle des véhicules ;

Sentiment de sécurité renforcé chez les conducteurs pendant leurs déplacements.

Les coûts directs et indirects de l’entretien de la flotte auto seront directement minimisés grâce au respect des échéances d’entretien programmées sur les véhicules. Le gestionnaire du parc auto pourra éviter des frais de maintenance additionnels en planifiant les interventions techniques et les achats de pièces auprès de ses fournisseurs. Il va ainsi profiter de tarifs préférentiels, quel que soit le type de véhicule de la flotte, de la petite voiture citadine au gros camion de 20m3.

Comment sensibiliser les collaborateurs à l’entretien des véhicules ?

Des collaborateurs sensibilisés à la préservation du matériel et du parc automobile sont des conducteurs source d’économies importantes pour le gestionnaire de la flotte. Une attitude prévenante et bienveillante envers les véhicules de l’entreprise est en effet primordiale pour la préservation du parc auto. Un salarié doit comprendre qu’il doit avoir les mêmes égards envers un véhicule professionnel qu’avec son véhicule personnel.

Les collaborateurs doivent être en mesure de détecter la présence d’une anomalie de type mécanique, et de suggérer au gestionnaire un entretien ponctuel ou une opération de maintenance non programmée. Il devient une force de proposition et aide le gestionnaire à trouver des solutions simples pour limiter les dépenses d’entretien du véhicule qui lui est confié.

L’entreprise peut tout à fait proposer à ses collaborateurs de signer une charte de bonne conduite, aussi appelée « car policy », afin d’encadrer l’usage du parc automobile. Cette charge est une solution simple pour rappeler aux conducteurs leurs devoirs, mais aussi leurs droits envers les véhicules de l’entreprise. Les salariés seront rassurés de savoir qu’ils peuvent contacter le gestionnaire de flotte en cas de problème lors de l’utilisation d’un véhicule, que ce soit pendant leur activité professionnelle ou en dehors.

Les collaborateurs sont tenus d’aviser le gestionnaire de flotte sans délai lors de l’apparition d’un bruit anormal ou de l’allumage d’un voyant inconnu.

Faire le choix de la location longue durée ?

La Location Longue Durée, ou LLD, est un mode de gestion différent pour votre flotte de véhicules professionnels.

En contrepartie d’un loyer mensuel défini au préalable, le gestionnaire va pouvoir déléguer une partie importante de la flotte au loueur, en particulier pour la partie qui concerne la gestion technique. C’est ce dernier qui sera en charge :

De la maintenance ;

Des opérations d’entretien courantes ;

Des achats de pièces et de matériel auprès des fournisseurs ;

Des diverses procédures administratives.

La location longue durée présente par ailleurs un avantage fiscal important pour l’entreprise, qui va pouvoir enregistrer les loyers comme des charges dans son bilan. Cette opération comptable va permettre au gestionnaire de créer un déficit fiscal parfois important. Il va minimiser l’impôt payé par l’entreprise, tout en permettant à ses collaborateurs de profiter en permanence d’un parc auto neuf et en parfait état de fonctionnement.

Par ailleurs, la capacité d’emprunt de l’entreprise est préservée, puisque le coût mensuel des loyers n’est pas pris en compte par les banques comme un crédit. La société préserve donc ses capacités d’investissement sur d’autres objectifs professionnels permettant d’assurer son développement.

Ces services représentent bien sûr des coûts pour les entreprises, donc le gestionnaire de flotte automobile doit en tenir compte dans son budget global. Le choix entre la LOA et la LLD devra être fait en toute connaissance de cause, suite à une décision commune entre le gestionnaire de flotte et les dirigeants de l’entreprise.

Bon à savoir : chez Autocito, nous proposons également la LLD pour les jeunes entreprises et des solutions de leasing pour les auto-entrepreneurs.

Vous êtes gestionnaire de flotte automobile professionnelle et vous recherchez un partenaire fiable ? Autocito vous fournit des solutions clé en main. Spécialiste de la location longue durée de véhicules pour les pros, Autocito a une gamme qui a tout pour vous séduire. Demandez-leur rapidement un devis détaillé.

Publié par :
Clara 

Diplômée du BTS communication, je poursuis actuellement mes études en Licence Professionnelle E-Commerce et Marketing Numérique, tout en étant en alternance chez Autocito. Ma passion pour l’automobile, née en 2020, s’allie à un vif intérêt pour les nouvelles technologies. Je garde constamment un œil sur les innovations récentes de ces secteurs. Mon ambition est de vous transmettre ma passion et mon expertise au travers d’articles fouillés et captivants. Pour toute prise de contact, je vous invite à m’écrire à clara@autocito.com, à me retrouver sur Linkedin ou directement sur notre site, autocito.fr.

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