Vous êtes dirigeant d’entreprise et vous vous demandez comment optimiser l’avantage lié à votre véhicule de fonction, que ce soit une voiture ou un utilitaire en leasing ? Découvrez dans cet article toutes les clés pour en tirer le meilleur parti et en comprendre les subtilités.

Un avantage en nature véhicule, c’est lorsque l’entreprise met à disposition du dirigeant un moyen de transport, soit gratuitement, soit moyennant une participation inférieure à sa valeur réelle. Pour éviter les problèmes, cet avantage doit être lié à un vrai travail effectué par le dirigeant pour l’entreprise.

Les frais professionnels désignent les dépenses réellement engagées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle et qui sont ensuite remboursées par la société. Ces dépenses sont strictement liées à l’exercice de son métier et comprennent par exemple les frais de déplacement, les frais de restauration lors de déplacements professionnels ou encore les frais liés à l’achat de matériel professionnel. En revanche, les avantages en nature vont au-delà des seules nécessités professionnelles. Ils consistent en la mise à disposition d’un bien ou d’un service par l’entreprise au dirigeant, que ce soit à titre gratuit ou moyennant une contribution inférieure à sa valeur réelle. Ces avantages comprennent notamment l’utilisation d’un véhicule de fonction, d’un téléphone portable ou encore la prise en charge de certains frais personnels par l’entreprise.

Il est important de bien comprendre la différence entre un véhicule de fonction et un véhicule de service. Un véhicule de fonction est destiné à un usage professionnel, mais peut également être utilisé à des fins personnelles par le dirigeant. En revanche, un véhicule de service est strictement réservé à un usage professionnel et ne peut être utilisé en dehors des heures de travail. Par exemple, un commercial peut se voir attribuer un véhicule de fonction pour ses déplacements professionnels, mais il peut également l’utiliser pour des déplacements personnels le week-end. En revanche, un véhicule de service peut être utilisé exclusivement pour les déplacements professionnels et doit être garé sur le parking de l’entreprise en dehors des heures de travail.

Pour calculer l’avantage en nature d’une voiture de fonction, deux méthodes principales sont utilisées : la méthode au forfait et la méthode aux frais réels.

La méthode au forfait consiste à appliquer un pourcentage du coût d’achat TTC du véhicule. Ce pourcentage varie en fonction de l’âge du véhicule et de la prise en charge ou non des frais de carburant par l’employeur. Par exemple, si les frais de carburant ne sont pas pris en charge, l’avantage en nature est calculé à 9% du coût d’achat TTC pour un véhicule de moins de 5 ans et à 6% pour un véhicule de plus de 5 ans.

La méthode aux frais réels prend en compte les dépenses réellement engagées par le salarié. Cela inclut l’amortissement de la valeur d’achat du véhicule, les assurances, les frais d’entretien, les taxes et les frais de carburant. Par exemple, l’amortissement est calculé à un pourcentage du coût d’achat TTC du véhicule, selon son âge. Les frais réels d’entretien et de carburant sont également inclus dans le calcul, en fonction du kilométrage effectué à titre privé par le salarié.

Prenons l’exemple d’un véhicule acheté après remise au prix TTC de 33 000 euros. Supposons que ce véhicule ait moins de 5 ans. Si l’employeur ne prend pas en charge le carburant, l’avantage en nature au forfait serait calculé à 9% du prix d’achat TTC, soit 33 000 x 9% = 2 970 euros. Tandis que si l’employeur prend en charge le carburant et que les frais de carburant sont calculés aux frais réels, l’avantage en nature serait calculé en additionnant le pourcentage du prix d’achat et les frais de carburant réels, par exemple.

Lorsqu’il s’agit d’avantages en nature liés à un véhicule de fonction pour les dirigeants, il est important de comprendre les implications fiscales et sociales tant pour l’entreprise que pour le dirigeant lui-même.

En ce qui concerne les cotisations sociales liées à l’avantage en nature, elles constituent une part importante des charges pour l’entreprise et le dirigeant. Pour les assimilés-salariés, elles comprennent les cotisations au régime de base de la sécurité sociale et au régime complémentaire AGIRC-ARCO, représentant généralement environ 75% du montant de l’avantage en nature. Pour les travailleurs non salariés (TNS), ces cotisations, versées au régime de base et au régime complémentaire de la Sécurité Sociale des Indépendants (SSI), représentent généralement entre 50% et 30% du montant de l’avantage en nature.

Pour bénéficier de l’avantage en nature lié à un véhicule de fonction en tant que dirigeant, plusieurs démarches sont nécessaires :

1. Mise en place du contrat : D’abord, il est essentiel de formaliser l’attribution du véhicule de fonction par le biais d’un contrat clair entre l’entreprise et le salarié. Ce contrat devrait préciser les modalités d’utilisation du véhicule, les responsabilités en matière d’entretien et d’assurance, ainsi que les conditions de restitution du véhicule en cas de cessation des fonctions.
2. Méthode de calcul : Le dirigeant et l’entreprise doivent décider conjointement du mode d’évaluation de l’avantage en nature, en optant soit pour la méthode au forfait, soit pour la méthode aux frais réels. Cette décision devrait prendre en compte les particularités du véhicule, telles que son âge, son utilisation et les frais associés.
3. Tenue d’une comptabilité adéquate : Il est important de maintenir une comptabilité précise des dépenses liées au véhicule de fonction, notamment en ce qui concerne les frais d’entretien, les frais de carburant et les éventuelles dépenses personnelles du dirigeant couvertes par l’entreprise. 
4. Déclaration et paiement des cotisations sociales : L’avantage en nature attribué sous forme de véhicule de fonction est soumis à des cotisations sociales, qui doivent être déclarées et payées par l’entreprise.